您现在的位置:红书包 > 党政行文
做好接待工作的9个技巧
日期:2020-11-10 09:20:36         文章来源:党办主任微信公众号

任何单位都存在着一定范围的内外交往。你来我往,相互联系,是交往的主要方式,而做好迎送接待工作,又是搞好相互交往活动的重要保证。具有迎来送往的技能,是机关工作人员处理公关事务的需要,是机关工作的基本功。

一、迎送接待工作的基本原则

(一)热情大方

热情好客,是我们民族的传统美德,各类机关工作性质虽然不同,但迎送接待工作如何,在一定程度反映一个机关的作风和工作人员的素养。机关工作人员在迎送接待中,无论对上级领导还是一般来宾,都不应当取媚讨好,也不应该傲慢冷淡。应当热情大方,朴实无华,体现良好的职业素养。

(二)细心周到

迎送接待工作涉及工作、生活的方方面面,需要机关工作人员谨小慎微、周密细致。有时因微小的疏忽,也会引起来宾的不快,影响工作,进而引起领导的不满意。

二、迎送接待工作的几个环节

(一)接站

机关工作人员受领接待任务后,应首先考虑接站问题。一般要求是:

第一,核实准。就是要及时了解、核实来宾到达目的地的准确时间、所来人数及性别情况、所乘的交通工具(航班、车次、代号等)以及接站联络地点。必要时,还须核实来宾出发时间,做好逾期不到和途中遇到意外情况的补救准备。

第二,落实好。要安排落实好接站的交通工具,对车况、油料、司机素质要有所掌握,并要与车队或司机确定好出车时间、候车地点。

第三,提前动。要对接站活动留有充足的机动时间,做到提前动身,提前到达机场、车站或码头。只能机关工作人员等待领导或来宾,不应当出现让领导或来宾等接站人员的现象。

(二)安置

安置来宾的工作,通常是在受领接待任务和弄清到达时间后着手进行。时间紧时,可边做接站工作,边落实安置事宜,平行展开。主要工作是:

客人到达前:首先应与招待所、宾馆联系好,并把必要的手续办妥。其次,要及时对预约房间进行全面细致检查。如门窗玻璃是否完好,床上用品是否换过,拖鞋、脸盆、衣帽钩(架)、茶杯、茶叶是否齐全,卫生间是否好用,开水是否准备,地板是否干净,电灯、电话是否接通等等,如有不周之处,要及时与服务员联系,保证在客人进住前得到解决。再次,要联系好伙食用餐事项,如伙食标准、来宾口味特点等。

客人到达后:要及时了解来宾的意向,滞留时间,以便做好以后的安置服务工作。来宾住下后,视情况客气地向他们介绍清楚开饭时间、开饭地点、娱乐场所、电话使用规定、住处周围环境等,以使来宾心中有数。同时,还应婉转地了解清楚来宾下步去向、动身日期及准备乘坐的交通工具,以便适时安排。

(三)组织活动

来宾安置妥当后,机关工作人员应根据来宾的活动意向,进行活动安排,以便来宾及早展开工作。通常,机关工作人中应草拟一个日程活动安排表,让本级领导、机关有关部门和来宾心中有数。对来宾要求会见的领导、机关人员,以及要参观的单位,要提前打招呼,进行必要的协调工作,以使涉及的单位和个人早有准备,保障来宾活动的顺利进行。

机关工作人员应主动安排好来宾业余生活,节假日要组织好必要的文娱活动。对来宾提出的要求,要在条件许可的情况下尽量予以满足,实在难以满足的,要向来宾解释清楚,并尽量积极采取其它途径来加以弥补,切不可简单敷衔,哄骗应付。

(四)送站

首先,要根据来宾的去向、日期、人数、所乘交通工具,通过各种途径帮助购买好车、船、飞机票。如预订票出现困难时,要及时征得来宾同意,改变车次、船次、航班,并做好必要的解释工作。不要搞突然袭击,以免客人误以为是下逐客令,走留两难。

其次,根据来宾要求,应及时设法告知下一驿站,以使下站安排好接站事宜。如需要本单位送往下站时,对送站的交通工具、行动路线、生活服务保障也要细致安排,普始善终。

三、迎送接待工作应注意的问题

一是强化组织观念。凡遇机关工作人员无权处理或把握不准的问题,应及时请示有关领导,不可自作主张,也不可置之不理、隐情不报。

二是端正工作态度。迎来送往事无巨细,有些看起来不重要,实质与机关工作联系很紧,机关工作人员应立足本职工作岗位,努力完成好工作任务,切不可以为这项工作低三下四、低人一等。

三是要有耐心。迎送接待工作是件劳心劳神有时费力又不讨好的工作,机关工作人员一旦受领这一任务,要有充分的思想和体力准备。如常常吃不好饭、睡不好觉,想在人前、跑在人前,处处费心,也难免出现一些失误,这时如果被领导在来宾面前责怪时,切不可当面顶撞,必要时可说明情况或事后再找领导解释。

(编辑:白雪)