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如何整理好您的文件夹?
日期:2020-02-26 13:58:01         文章来源:中国组织人事新闻网

一、盖好“金字塔”,会剥“洋葱头”

毫无疑问,我们工作中用到的各种讲话、调研、信息、总结等等材料,汇总起来是一个宝库,通常会不自觉把相似的、实质内容具有关联的文件进行整理归类。

这些资料,包括我们用过的、写出来的材料像“砖瓦、泥土”,九层之台起于累土,工作得越久,资料会越存越多,就好比盖起了一座“金字塔”。但是这座塔越高并不代表架构越清晰,存量大小也与牢固无关。对此,我的做法是分“三步走”:第一步,以“自我”为中心,打造“工作、生活”两大分支,这个“自我”就是塔顶,是一切材料的汇总处;第二步,以“工作”为总纲,细分“业务、政务、事务”三个板块;第三步,以板块为支撑,加入时间、作者等要素,填充具体材料。根据分类对每个文档按照“年份+类型+关键词”命名,比如XXX同志在2014年全市国税系统纳税服务工作会议上的讲话,就编成“2014领导讲话纳税服务”,这是“建”的过程。再说到“查”和“用”,这就是“剥洋葱”,根据索引逐渐查找自己需要的文件,而且可以分“2014”“领导讲话”“纳税服务”三个类别进行检索,其实也是一个熟悉存储架构的过程。整体上讲,先建后用,是一个十分普遍的方式方法,实践中绝大多数也采用此法。

二、依托“点击率”,会抓“关键词”

这个部分主要谈一谈网络文件夹的整理。

日常生活中我们总会遇到好网页、好文章等等,习惯性地去保存方便日后查阅。如果没有整理归并,找起来甚是麻烦。对此,我采用的做法是从习惯入手,以“点击率”(在此可作访问频率)为依据进行归并,用当前一个时髦的词来讲,可以叫“互联网+文件夹”。当然,前提是得有一个注册的网络账号,这样无论走到哪里,只要登陆账号,存储的信息便都会带入进来。一般来讲,我细分了如下四类:第一类,党政网站;第二类:摘抄专用;第三类:经典文章;第四类:个人爱好。第五类:数据检索。每天下班回家开始上网“充电”时,摊开纸笔,先浏览“第一类”,学习新闻、了解今日国内外大事热点,摘抄“好句、好词”,这也是我平时点击最多的网页;第二步,开始进行系统摘抄。一般以“求是、紫光阁、人民日报重要言论库”及行业网站为主,不同于第一部分,主要是一个去除“碎片化”阅读的过程,对某个问题进行系统的了解和掌握,这其中需要用到第四类“数据检索”。学完这两步,笔记本已经记录了三、四页,再学习一遍。然后进入第三步,拿出另外的“妙句、段子、标题集”;学习第三类和第四类,主要目的是“接地气”。每天按照这个步骤,便可根据文件夹的整理培养自己良好规范的学习习惯。

三、杜绝“庸懒散”,会写“更新包”

这里的“庸懒散”主要讲的是我们日常的工作习惯。绩效理论上有一个词叫“过程管理”,这部分主要强调的核心就是在日常工作中如何去维护、管理我们的文件夹。有序的增删、归并,使之更加合理,才能更加方便地让这些文件夹成为我们大脑以外的第二个“智库”。

首先,是讲究个性化定制。必须要根据自己的工作内容、习惯进行整理,切不可搞“拿来主义”,分门别类看似简单,其实也有自身工作属性上的逻辑关系,按图索骥需要以具体的岗责为基础。平时我们写材料、找资料自己找起来非常快,而别人找自己的就非常慢甚至找不到,多半就是是工作属性、岗位的差异所致。

其次,是讲究实用化更新。无论是实体文件夹还是网络文件夹,建议要做好适当地清理更新。一是查文件办法是否过期失效、网页链接是否能正常打开,如不能要适当删除替换;二是搞好备份,避免电脑崩溃文件丢失,定期用移动硬盘备份可抵御此类“风险”;三是必要的切换,即网络本地化保存、本地网络化保存。做到“随身携带”,随时能用、会用。

最后,是讲究常态化学习。取人之长补己之短,不断总结探索才是核心要义。在对象上学领导、同事,尤其是文印、机要、档案岗,通常都会有比较成熟的经验可循,在内容上学理论,强实践,两者都不可偏废。总而言之,无外乎用心。整理文件夹这种小事引起了重视能成为大事,大事反过来能为我们提供便利,又值得审视、珍视。