无论是机关、事业单位、公司企业领导者、决策部门研究工作、部署工作、解决问题，还是单位、团体之间或内部的工作、业务、学习、学术交流、探讨等，都往往离不开会议，所以组织好一场高质量的会议，就显得非常重要。

当然会议有大有小，有一般性的会议，也有重要会议。但不管怎么样，作为文秘人员或者会议组织者，掌握组织会议的一些“干货”，这是必不可少的！

文秘人员或会议组织者在接到会议任务后必须要自己理出一份会议清单，然后按单执行，才能没有纰漏。并且能够提前做好会议准备工作，对开好会议有很重要的作用。

一、会议的主题。凡举行正规（正式）会议，首先需要确定其主题是什么？目的是什么？要解决什么问题？想达到什么预期的效果？它不仅仅是会议的名称，更是确定会议的具体内容、形式、目标、场地、规模、档次的重要先决条件。

所以，一定弄清楚会议的主题。文秘人员一般都可以通过从领导的意图中得到这些重要的信息，如果没有获得这些信息，就没法走下一步流程。

二、会议的议程（主要内容）。当知道了会议的主题以后，会议的议程就相对好确定了。但这一步很考量会议组织者、有关文秘人员的作为领导参谋助手作用的能力和水平。

因为领导一般只说会议主题，往往不具体说会议事项，这就靠你去理解了。当然，最后领导肯定要审阅。

三、会议的形式。就是通过什么形式来开会。这就要根据会议的主题、议程、目的等等来确定会议形式。

如是预备会、动员会、总结会、工作交流会；现场会、电视电话会、视频同步直播会；座谈会、征求意见会；小型、中型还是大型会？等等。

四、参加会议人员的名单、范围。当确定会议的主题、目的、开法形式后，什么人员参加会议及范围就易确定了。

特别提醒的是，在实际运用中，一定要严格按要求控制参加会员的人员和范围。任意扩大规模，也造成不必要的人力、物力、财力的浪费。

五、会议主持人。一般的原则是主办方的主要领导或业务分管领导，如果有多个主办单位，那么往往由牵头的主办单位的主要领导或分管领导为主持人。

六、会议的时间。什么时间开会？开多长时间？这必须要做出一个预测判断。不能任意延长会议时间，达到会议目的，解决了问题即可。

按照公文写作之道君的经验，哪天开会？什么时间开会？最好还是多征求领导的意见，领导一般都比较忙，会议时间有可能会多次改动，反复。这也是没办法的事情。有时候即便发了会议通知，也还得改时间。

七、会议的地点。会议的地点选择也比较考量会议组织者，文秘人员的办会经验。选择什么样的会议室？在什么地方开？都要根据会议的主题、目的、要求、参会的人员、规模、会议经费等因素来确定。

当然场地的具体布置也是一件细致活，一点都马虎不得，有时一个麦克风闹情绪，就会影响整个会议的效果！这是特别要注意的。

八、会议记录和整理人。会议记录人和整理人也要提前确定。记录、整理工作是否到位，是否能真实、客观、准确地反映会议精神，也直接影响到会议效果和评价，特别是后续会议精神的贯彻落实工作。

的当上面清单比较清晰以后，你便可以着手起草一个办会的请示件《会议方案》，报领导审批了。

当然，作为操作层面，你还得要定一个会议的“执行方案”，当然是越具体越好。涉及到具体的人员分工与工作职责。

这样操作起来才能保证整个会议，按部就班，各就各位，有序进行，确保会议如期顺利召开，并取得预期效果！

附录：会议文件材料目录（完整版，建议收藏）

（一）会议通知（含邀请函等，切莫小看邀请函，你可能没有权限对所有的人都发“通知”哦，所以你懂的！“停车证”等也是不可少的哦，有些会前就要准备先寄发了）

（二）会议议程表。

（三）会议日程表。

（四）主持稿。

（五）主要领导讲话稿（含其他有关领导讲话稿）

（六）有关与会者发言稿。

（七）会议议程有关的学习或讨论的具体文件（一般编号为XX会议文件材料之一、之二……）

（八）座位表（座位牌）：座位表的的排位非常考验人哦，谁先谁后，谁前谁后，谁左谁右，都是有讲究的哦。这里不详说了，下次再学习吧。

（九）笔记本、笔。

（十）资料袋。把上述所有资料收纳进去的资料袋。精心挑选一个既实用又美观的资料袋，也是一件挺花心思的事情。当然，一般性的会议，一个牛皮纸资料袋就足够了。